Bilda en förening

Det första steget för att bilda föreningen är att ha ett grundande möte, även kallat nybildningsmöte. Under mötet (och alla framtida möten) ska ni skriva ett protokoll där ni beskriver vad ni har bestämt. Ett protokoll är ett sorts bevis på att ni har haft mötet - dessutom kan ni läsa det i efterhand om ni glömmer bort vad ni har bestämt under tidigare möten.

Under nybildningsmötet bestämmer ni mål och inriktning på föreningen, stadgar och väljer en styrelse. Ni utser även en firmatecknare, en revisor och fastställer en medlemsavgift om ni vill ha en sådan. Slutligen gör ni en verksamhetsplan och budget för kommande år.

Tips!

• Under rubriken "Relaterade dokument" längre ner på sidan hittar ni förslag på en dagordning och ett protokoll för nybildningsmöte som ni kan använda.
• Läs igenom ordlistan längre ner på sidan för att göra bekanta er med nya föreningsbegrepp.

När ni har genomfört ert nybildningsmöte ska ni skaffa ett organisationsnummer. Det gör ni hos Skatteverket.

Ni kan även välja att skaffa ett bankkonto. Med det kan ni samla in medlemsavgifter, ansöka om bidrag från bland annat kommunen och göra utbetalningar. Ni kan öppna ett bankkonto hos valfri bank.

När ni har detta på plats rekommenderar vi er att registrera er i vårt föreningsregister. Då kan ni boka lokaler (oftast kostnadsfritt) och ansöka om bidrag. I samband med registrering ska ni bifoga:

• kopia på Skatteverkets beslut om organisationsnummer
• kopia på föreningens stadgar
• kopia på protokollet från ert första föreningsmöte
• kopia på medlemsregister som ska innehålla namn, adress och födelsedata på medlemmarna

Alla föreningar behöver ha minst tre medlemmar, vilket brukar vara de som sitter i styrelsen. Om ni vill ha fler medlemmar så kan ni fundera på hur ni vill gå till våga för att värva fler. Föreningen måste ha ett medlemsregister som innehåller namn, adress och födelsedata om varje medlem och ni måste se till att medlemmarna betalar medlemsavgiften (om ni har en sådan).

Ni är nu en förening - nu kan ni göra er grej! Arrangera aktiviteter i ert område, ha kul, förändra världen!

Framöver ska ni ha ett årsmöte en gång om året där en ny styrelse utses av medlemmarna. Inför årsmötet skriver ni en verksamhetsberättelse som beskriver vad ni har gjort under året och en ekonomisk berättelse där ni beskriver era inkomster och utgifter. Er revisor tittar igenom allt och skriver en revisionsberättelse. Ni ska också göra en ny verksamhetsplan och budget inför kommande år. Allt detta går ni sedan igenom under årsmötet.

Tips!

• Förbered er i god tid till årsmötet
• Se till att alla medlemmar i föreningen har möjlighet att vara delaktiga och säga sin åsikt under årsmötet
• Kom ihåg att fira att ni har genomfört ett helt år av verksamhet - ni är grymma!

Styrelsen är föreningens ledning och väljs av medlemmarna på årsmötet. Styrelsens uppdrag är att bereda olika frågor, förvalta de beslut som årsmötet fattat, leda föreningens arbete samt att representera föreningen i olika sammanhang.

En styrelse brukar ha följande rollfördelning:

Ordförande

• Har huvudansvaret inom styrelsen
• Ska noga följa föreningens verksamhet och se till att övriga ledamöter får tillräckligt med information så att de kan sköta sina uppdrag
• Ser till att stadgarna följs
• Ser till att sammanträden hålls regelbundet
• Ansvarar för att sammankalla styrelsen.

Vice ordförande

• Inträder när ordinarie ordförande är frånvarande vid styrelsesammanträden, m.m.
• Om ordinarie ordförande tvingas sluta inträder vice ordförande till nästa årsmöte. Då väljs en nyordförande och vice ordförande.

Sekreterare

• Förbereder sammanträden och årsmöte
• För protokoll över styrelsesammanträden
• Förvarar skrivelser
• Ansvarar för att styrelsens beslut genomförs
• Undertecknar skrivelser och andra handlingar tillsammans med ordförande och förvarar kopior av dessa
  
• Gör förslag till verksamhetsberättelse

Kassör

• Ansvarar för medlemsförteckning, medlemsavgiften och inventarieförteckning
• Ansvarar för bidragsansökningar
• Ansvarar för in- och utbetalningar
• Sköter bokföring
• Deklarerar
• För bokslut varje år
• Ansvarar för föreningens försäkringsfrågor
• Lämnar budgetunderlag till styrelsen
• Deltar i styrelsearbetet
• Informerar om föreningens ekonomi i form av resultatrapporter m.m.

Ledamot

• Är en del av styrelsen och deltar i styrelsens arbete
• Har rätt att rösta i beslutsfrågor
• Bör vara medlem i föreningen

Att ge sig in i föreningsvärlden kan vara som att lära sig ett helt nytt språk.
Här är några förklaringar av vanligt förekommande begrepp:

• Avslag: att säga nej till ett förslag, proposition, motion.
• Bifall: att säga ja till ett förslag.
• Dagordning: är en lista över de frågor som ska behandlas på ett möte och i vilken ordning de ska tas upp.
• Firmatecknare: har rätt att skriva under olika typer av kontrakt och avtal i föreningens namn. Ofta brukar kassören och/eller ordförande vara firmatecknare.
• Handling: är allt som innehåller någon form av information som kommit in, skickats ut eller skapats av föreningen. Handlingen kan vara i skrift, bild eller ljud.
• Justerare: läser igenom mötesprotokollet i efterhand och bekräftar att det överensstämmer med vad som verkligen beslutats. Godkännandet görs oftast genom att justeraren skriver under protokollet.
• Motion: är ett skriftligt förslag som kommit in från medlemmarna i olika sakfrågor inför exempelvis ett årsmöte.
• Protokoll: anteckningar som beskriver vad som har bestämts under ett möte.
• Revisionsberättelse: är en sammanfattning av revisorerns granskning av föreningens årliga bokslut (ekonomi).
• Stadgar: riktlinjer för föreningens arbete. Stadgarna är grunden i en förening där föreningens ändamål, regler, syfte, m.m. beskrivs.
• Styrelse: föreningens ledning och väljs av medlemmarna på årsmötet.
  
• Protokoll: anteckningar som beskriver vad som har bestämts under ett möte.
  
• Proposition: förslag, som ordföranden ställer. Det ska kunna besvaras med ja eller nej.
• Valberedning: ska ge förslag till nya förtroendevalda (ledamöter till styrelsen och revisorer) inför ett årsmöte.
• Verksamhetsberättelse: är en skriftlig beskrivning av föreningens verksamhet under året.
  
• Verksamhetsplan: är en plan över vad föreningen ska jobba med under det kommande året och innehåller uppsatta mål för styrelsen och förenings verksamhet.
• Årsmöte: är föreningens högst beslutande organ och sker vanligtvis en gång om året. Årsmötet beslutar om vilka personer som ska sitta i styrelsen, valberedningen och som revisorer.