Stäng meddelande

Så här hanterar vi personuppgifter inom förskola och skola (barn, elever och vårdnadshavare)

Utbildningsförvaltningen behandlar personuppgifter för alla barn och elever som går i förskola och skola i Botkyrka kommun samt för deras vårdnadshavare. Utbildningsförvaltningen behandlar även personuppgifter för barn och elever som är folkbokförda i Botkyrka kommun men går i förskola eller skola i någon annan kommun, samt för deras vårdnadshavare. Nedan kan du läsa mer om vilka uppgifter vi behandlar, varför vi gör det och vart du kan vända dig om du har frågor eller synpunkter.

Administrativa system
Ändamål med behandlingen av personuppgifter
De flesta personuppgifterna behandlas i några olika digitala verksamhetssystem i samband med administrationen kring barns och elevers skolgång. Denna personuppgiftsbehandling har framför allt följande ändamål:

  • Placering av barn och elever i förskola och skola
  • Klass- och gruppindelning, val av inriktning i gymnasiet
  • Schemaläggning
  • Administration av betyg
  • Administration av skolskjuts
  • Frånvarohantering och skolpliktsbevakning
  • Övrig sedvanlig barn- och elevadministration
  • Underlag för resursfördelning till förskolor och skolor samt beslut om tilläggsbelopp och verksamhetsstöd till barn/elever i behov av särskilt stöd
  • Underlag för barnomsorgsfakturor
  • Underlag för interkommunal ersättning, dvs. ersättning mellan kommuner för barn/elever som går i förskola eller skola i en annan kommun än de är folkbokförda i
  • Statistik för analyser, exempelvis inför framtida resursfördelning, behovet av förskole- och skolplatser samt kvalitets- och resultatuppföljning
  • Ansökan om vissa statsbidrag
  • Grund för identifikation för inloggning i andra system, t.ex. Vklass och pedagogiska tjänster

Kategorier av personuppgifter som behandlas
De personuppgifter som behandlas är framför allt:

  • Namn
  • Personnummer
  • Adress, e-postadress, telefonnummer
  • Placering i förskola, fritidshem eller skola (inklusive klass/gymnasieprogram)
  • Vårdnadshavares inkomstuppgifter (för dem med barn i förskola eller fritids)
  • Modersmål (för modersmålsundervisning)
  • Betyg, åtgärdsprogram

Grunder för behandling av personuppgifter
För att utbildningsförvaltningen ska få behandla personuppgifter krävs det att behandlingen uppfyller någon av de lagliga grunder som definieras i EU:s dataskyddsförordning, artikel 6. Den behandling av personuppgifter som utbildningsförvaltningen utför i de administrativa systemen stödjer sig på någon av följande lagliga grunder:

  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en av utbildningsnämndens/förvaltningens rättsliga förpliktelser (t.ex. betygsättning).
  • Behandlingen är nödvändig som ett led i utbildningsnämndens/förvaltningens myndighetsutövning (t.ex. beslut om tilläggsbelopp och skolskjuts).
  • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. tillhandahålla förskole- och skolplatser, tillhandahålla undervisning av god kvalitet till alla som har rätt och/eller skyldighet att ta del av den, fördela resurser till kommunala skolor och andra huvudmän, hantera barnomsorgsavgifter).

EU:s dataskyddsförordning anger också vissa principer för hur personuppgifter får behandlas, bland annat att personuppgifter inte får behandlas längre än nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen. I de administrativa systemen lagras personuppgifter i första hand under den tid som barnen och eleverna är folkbokförda i kommunen och/eller går i kommunens förskolor och skolor, men vissa uppgifter kan lagras ytterligare ett par år för att i efterhand kunna säkerställa exempelvis att rätt barnomsorgsavgifter har betalats. Betyg ska enligt lag bevaras för all framtid så dessa uppgifter arkiveras.

Källor till personuppgifterna

  • Vissa av personuppgifterna samlas in från de registrerade själva, t.ex. inkomstuppgifter, modersmål, e-postadress, telefonnummer.
  • Uppgifter om namn, personnummer och adress kommer från Skatteverket som är en allmänt tillgänglig källa för personuppgifter.
  • Uppgifter om förskole- eller skolplacering, betyg och åtgärdsprogram registreras av personal på utbildningsförvaltningen.

Utlämnande av personuppgifter
Personuppgifter kan ibland lämnas ut från de administrativa systemen. Framför allt följande mottagare är aktuella:

    • Kommuner vars barn/elever går i förskola eller skola i Botkyrka, samt kommuner och andra huvudmän som har Botkyrka elever i sina förskolor och skolor
    • Leverantörer av andra verksamhetssystem och pedagogiska tjänster som används i Botkyrka kommun (för inloggning i dessa system)
    • Gymnasieantagningen
    • Statistiska centralbyrån
    • Skolverket, Migrationsverket (i samband med ansökan om vissa statsbidrag)

    Vklass
    Ändamål med behandlingen av personuppgifter
    Vklass är ett verksamhetssystem som i viss utsträckning används för administration men framför allt för kommunikation mellan elever, vårdnadshavare och personal samt som ett pedagogiskt verktyg. Behandlingen av personuppgifter i Vklass har framför allt följande ändamål:

    • Kommunikation mellan hem och skola
    • Möjliggöra samspel mellan elever och personal för undervisning och lärande, t.ex. genom grupparbeten och ämnes diskussioner
    • Möjliggöra stöd i lärandeprocessen, t.ex. genom omdömen och provresultat
    • Frånvarohantering

    Kategorier av personuppgifter som behandlas
    De personuppgifter som behandlas i Vklass är framför allt:

    • Namn
    • Personnummer
    • Adress, e-postadress, telefonnummer
    • Omdömen, provresultat
    • Bilder, filmer

    Grunder för behandling av personuppgifter
    För att utbildningsförvaltningen ska få behandla personuppgifter krävs det att behandlingen uppfyller någon av de lagliga grunder som definieras i EU:s dataskyddsförordning, artikel 6. Den behandling av personuppgifter som görs i Vklass stödjer sig på någon av följande lagliga grunder:

    • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en av utbildningsnämndens/förvaltningens rättsliga förpliktelser (t.ex. omdömen).
    • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. upprätthålla en effektiv kommunikation mellan vårdnadshavare och personal, tillhandahålla undervisning av god kvalitet till alla som har rätt och/eller skyldighet att ta del av den samt stödja barn och eleverna i deras lärande).
    • Bilder och filmer där barn och elever kan identifieras behandlas bara om vårdnadshavarna (eller de äldre eleverna själva) har lämnat sitt samtycke.

    EU:s dataskyddsförordning anger också vissa principer för hur personuppgifter får behandlas, bland annat att personuppgifter inte får behandlas längre än nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen. I Vklass lagras personuppgifter så länge barnet/eleven har en plats i förskola eller skola i Botkyrka kommun.

    Källor till personuppgifterna

    • Många personuppgifter överförs till Vklass från förvaltningens barn- och elevadministrationssystem. Av dessa uppgifter är det vissa som samlas in från de registrerade själva och vissa som kommer från Skatteverket, se rubriken ”Administrativa system” ovan.
    • Vissa personuppgifter registreras av personalen, exempelvis uppgifter om omdömen, provresultat och frånvaro.
    • Personuppgifter kan också lämnas av de registrerade själva i kommunikationen mellan elever, vårdnadshavare och personal samt i lärandeprocessen.

    Utlämnande av personuppgifter
    Personuppgifter kan ibland lämnas ut från Vklass. Framför allt följande mottagare är aktuella:

    • Elever och vårdnadshavare får del av de uppgifter som rör dem själva/deras barn. Exempelvis skickas automatiska veckorapporter om frånvaro till vårdnadshavarna.
    • Inloggning i många av de pedagogiska tjänster som används i Botkyrka kommun sker via Vklass, vilket innebär att leverantörerna av dessa tjänster får de uppgifter de behöver för att kunna identifiera dem som loggar in (vanligtvis namn, skola och eventuellt personnummer).
    • Viss information, t.ex. om frånvaro, hämtas från Vklass till elevadministrationssystemet.


    Elevhälsans journalsystem
    Ändamål med behandlingen av personuppgifter
    Elevhälsan har ett journalsystem där personuppgifter behandlas. Ändamålen med behandlingen är journalhantering och administration kring elevhälsans verksamhet och utredningar om mottagande i grund- och gymnasiesärskola.

    Kategorier av personuppgifter som behandlas
    De personuppgifter som behandlas i journalsystemet är framför allt:

    • Namn
    • Personnummer
    • Adress, telefonnummer
    • Medicinsk journal
    • Utredningar och bedömningar inför beslut om mottagande i grund- eller gymnasiesärskola

    Grunder för behandling av personuppgifter
    För att utbildningsförvaltningen ska få behandla personuppgifter krävs det att behandlingen uppfyller någon av de lagliga grunder som definieras i EU:s dataskyddsförordning, artikel 6. Särskilda regler definieras i dataskyddsförordningens artikel 9 för behandling av känsliga personuppgifter som exempelvis uppgifter om hälsa. Den behandling av personuppgifter som görs i journalsystemet stödjer sig på någon av följande lagliga grunder:

    • Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (t.ex. besluta om vilken skolform en elev ska tillhöra)
    • Behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård, medicinska diagnoser, tillhandahållande av hälso- och sjukvård och behandling (uppgifter om elevers hälsa).

    Källor till personuppgifterna

    • Namn och kontaktuppgifter kommer från förvaltningens barn- och elevadministrationssystem. Av dessa uppgifter är det vissa som samlas in från de registrerade själva och vissa som kommer från Skatteverket, se rubriken ”Administrativa system” ovan.
    • Vissa personuppgifter registreras av personalen, exempelvis i de medicinska journalerna och utredningarna.

    Utlämnande av personuppgifter

    Personuppgifter från journalsystemet kan lämnas ut till vårdnadshavare och eleven själv om eleven är över 16 år. Efter medgivande från vårdnadshavare kan de medicinska journalerna eller uppgifter från dessa lämnas ut till:

    • Elevens nya skola om eleven byter skola
    • Försäkringsbolag

    Efter medgivande från vårdnadshavare kan personuppgifter från utredningar och bedömningar inför beslut om mottagande i grund- och gymnasiesärskola lämnas ut till följande mottagare:

    • Elevens nuvarande skola eller förskola
    • Elevens kommande skola
    • Gymnasieantagningen
    • Socialtjänsten
    • Arbetsförmedlingen

    Webbaserade pedagogiska tjänster
    Ändamål med behandlingen av personuppgifter
    Inom förskolornas och skolornas verksamhet används en rad olika webbaserade pedagogiska tjänster, och i dessa behandlas personuppgifter i olika utsträckning. I många av tjänsterna används personuppgifter enbart för inloggning i tjänsten, och därefter tar användarna bara del av befintlig information. I en del av tjänsterna finns även möjlighet för användarna att själva lägga in information för att utföra olika skoluppgifter och kommunicera med andra elever och personal. Behandlingen av personuppgifter i de pedagogiska webbtjänsterna har framför allt följande ändamål:

    • Identifikation för inloggning i tjänsterna
    • Kommunikation och samspel mellan elever och personal i lärandesituationen
    • Möjliggöra undervisning och lärande genom exempelvis övningsuppgifter och delning av dokument.

    Kategorier av personuppgifter som behandlas
    De personuppgifter som behandlas i de webbaserade pedagogiska tjänsterna är framför allt:

    • Namn, skola/undervisningsgrupp, eventuellt personnummer (för inloggning).
    • Övriga uppgifter som användarna själva lämnar inom ramen för olika skoluppgifter.

    Grunder för behandling av personuppgifter
    För att utbildningsförvaltningen ska få behandla personuppgifter krävs det att behandlingen uppfyller någon av de lagliga grunder som definieras i EU:s dataskyddsförordning, artikel 6. Den behandling av personuppgifter som görs i de pedagogiska webbtjänsterna stödjer sig på att behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. I läroplanerna för samtliga skolformer nämns att barn och elever ska ges möjlighet att utveckla kunskaper och färdigheter som förbereder dem för att leva och verka i samhället. Digitaliseringens betydelse betonas särskilt i läroplanen för grundskolan, som anger att eleverna ska kunna orientera sig och agera i en komplex verklighet, med stort informationsflöde, ökad digitalisering och snabb förändringstakt, och att eleverna ska ges möjlighet att utveckla sin förmåga att använda digital teknik. Som ett led i förskolornas och skolornas arbete med digitala verktyg blir det nödvändigt att behandla personuppgifter i de webbaserade pedagogiska tjänsterna.

    EU:s dataskyddsförordning anger också vissa principer för hur personuppgifter får behandlas, bland annat att personuppgifter inte får behandlas längre än nödvändigt för att uppfylla ändamålen med behandlingen. I de pedagogiska webbtjänsterna lagras personuppgifter så länge barnet/eleven har en plats i förskola eller skola i Botkyrka kommun. Därefter stängs användarkontona ner och personuppgifterna raderas.

    Källor till personuppgifterna

    • De personuppgifter som används för inloggning i webbtjänsterna hämtas från elevadministrationssystemet.
    • De registrerade kan själva lämna personuppgifter inom ramen för olika skoluppgifter.

    Utlämnande av personuppgifter
    De personuppgifter som behandlas i de pedagogiska webbtjänsterna är tillgängliga för leverantörerna av tjänsterna, men lämnas inte ut till andra mottagare.

    På webben
    Ändamål med behandlingen av personuppgifter
    Barns och elevers personuppgifter (i form av bilder) kan ibland behandlas på Botkyrka kommuns webb och i webbtjänster som inte hör till de pedagogiska verktygen, exempelvis Facebook och Instagram. När det gäller bilder räknas de som personuppgifter om det går att identifiera en specifik person på bilden; annars är de inte personuppgifter och faller inte in under dataskyddsförordningens regler. De främsta ändamålen för behandlingen av personuppgifter på webben är:

    • Information om utbildningsförvaltningens verksamhet.
    • Kommunikation med vårdnadshavare och andra intresserade.

    Kategorier av personuppgifter som behandlas

    • Bilder

    Grunder för behandling av personuppgifter

    Personuppgifter i form av bilder där barn och elever kan identifieras behandlas enbart om vårdnadshavarna har gett sitt samtycke till detta.

    Källor till personuppgifterna

    Bilderna tas inom utbildningsförvaltningens verksamhet.

    Utlämnande av personuppgifterna

    Bilder som publiceras på webben är normalt öppna att ta del av för alla som besöker webbsidan, Facebooksidan, instagramkontot osv.

    Behandling av personuppgifter utanför verksamhetssystem och webbtjänster
    Utbildningsförvaltningen behandlar också personuppgifter i register utanför verksamhetssystem och webbtjänster. Det kan exempelvis handla om klasslistor och andra kontaktlistor, närvarolistor och andra listor, bilder m.m. som personalen använder för uppföljning och dokumentation. Denna personuppgiftsbehandling kan skilja sig åt mellan olika förskolor och skolor, så om du vill veta mer rekommenderar vi att du tar kontakt med personalen på den förskola eller skola där ditt barn går.

    Dina rättigheter
    Om utbildningsförvaltningen behandlar dina eller ditt barns personuppgifter har du vissa rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning.

    • Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som behandlas av utbildningsförvaltningen.
    • Du har rätt att begära rättelse av felaktiga personuppgifter.
    • Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina eller ditt barns personuppgifter raderas.
    • Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina eller ditt barns personuppgifter begränsas.
    • Du har under vissa förutsättningar rätt att få ut personuppgifter som rör dig eller ditt barn och som du själv har lämnat till utbildningsförvaltningen, för att du ska ha möjlighet att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).
    • Du har under vissa förutsättningar rätt att invända mot utbildningsförvaltningens behandling av dina eller ditt barns personuppgifter.
    • Du har rätt att lämna klagomål på utbildningsförvaltningens behandling av dina eller ditt barns personuppgifter till Datainspektionen.

    Ansvariga och kontaktpersoner
    Det är utbildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att nämnden är ytterst ansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom nämndens område. Utbildningsnämnden ansvarar för förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola och gymnasiesärskola i Botkyrka kommun. Utbildningsnämndens ordförande Emanuel Ksiazkiewicz nås på emanuel.ksiazkiewicz@botkyrka.se.

    Om du har frågor om personuppgiftsbehandlingen kan du kontakta utbildningsnämndens dataskyddsombud Maria Erhag som nås på utbildning@botkyrka.se Det är också till dataskyddsombudet du vänder dig om du vill begära tillgång till, rättelse, radering eller begränsning av dina eller ditt barns personuppgifter, om du vill få ut personuppgifterna eller om du vill invända mot behandlingen av personuppgifter.

    Skriv ut
    Senast uppdaterad: 28 juni 2018
    Kommun & politik