Ett nytt affärssystem (ekonomisystem) infördes i början av 2023. Trots förberedelse har vårt nya affärssystem inte fungerat tillsammans med befintliga betalningssystem som förväntat.

Botkyrka Kommuns medborgare och kunder har därför drabbats av uteblivna, försenade och felaktiga fakturor. Vi beklagar det inträffade. Vi har gjort allt för att lösa det men det tar tyvärr tid.

Påminnelser kommer därför att gå ut på de fakturor som är obetalda med 30 dagars betaltid på den förfallna fakturan från påminnelsens utskick. Efter ytterligare 10 dagar går fakturan till inkasso. Botkyrka Kommun har valt att anlita en extern leverantör för hantering av påminnelser, krav och inkasso som heter Visma Financial Solutions. Påminnelsen ser därför annorlunda ut än tidigare.

Frågor och svar

Varför kommer påminnelsen så sent?
Det är viktigt för oss att ge korrekta svar på eventuella frågor från medborgarna. Vi har arbetat med att lära oss ett nytt system och är angelägna om att ha rätt kunskap och uppgifter innan vi skickar ut påminnelser.

Påminnelsen ser också annorlunda ut än tidigare och kommer från Visma Financial Solutions, kommunens nya externa leverantör för hantering av påminnelser, krav och inkasso.

Påminnelser skickas både på gamla fakturor som inte är betalda och från det nya systemet. Påminnelser från det nya systemet avseende 2023 har en längre betaltid eftersom vi vet att fakturautskicken/autogiro/E-faktura inte fungerat helt.

Hur kommer det sig att påminnelsen rör en faktura som är från 2022?
På grund av systembytet och efterföljande förseningar påverkades också arbetsbelastningen och utskicken av påminnelser från det gamla systemet. I dessa fall vet vi att fakturautskicken fungerade varför dröjsmålsränta debiteras. De förfaller till betalning med en betaltid på 10 dagar efter påminnelsen skickas ut.

Varför har jag inte fått fakturan tidigare?
Eftersom bytet till nytt affärssystem inte gick som planerat blev det oväntade följdeffekter och i vissa fall skickades inte fakturan ut trots att information i systemet visade att fakturan var utskickad.

Drabbas jag av några extraavgifter?
Om fakturan inte blivit betald och avser 2023 har du denna gång 30 dagar på dig att betala fakturan efter påminnelsen. Vi kommer inte att debitera någon dröjsmålsränta för tiden fram till nu.

Jag är säker på att jag betalat fakturan men jag kanske använde ett annat OCR-nummer och beloppet från månaden innan? Hur kan det lösas?
Kontakta Medborgarcenter medborgarcenter@botkyrka.se eller telefon 08-530 610 00 så kan de kontrollera i systemen med hjälp av dina transaktionsuppgifter från bankkontoutdraget.

Vad händer om man inte hade med alla betalningsuppgifter vid betalningen? Går det att spåra betalningen ändå?
Kontakta Medborgarcenter på mejl medborgarcenter@botkyrka.se eller telefon 08-530 610 00. Kundreskontran har mailadress kund@botkyrka.se.

Jag kan inte betala min faktura, eftersom jag inte märkt av det har jag inte pengar i nuläget? Finns det några alternativ att få skjuta fram betalningen?
Kontakta alltid Visma Financial Solutions efter att du har fått din påminnelse via kundtjänst på telefon 0771-23 24 02 alternativt e-post kontakt.vfs.se@visma.com så att du får den hjälp du behöver så fort som möjligt. Anstånd och avbetalningsplaner hanteras av dem.

När måste fakturan senast vara betald efter att påminnelsen kommit?
Generellt måste den vara betald senast 14 dagar efter datumet på påminnelsen.

Finns alla uppgifter med på påminnelsen så att jag kan betala?
Ja, alla uppgifter finns med. OCR-numret är extra viktigt att fylla i. Betalning skall ske till Visma Financial Solutions. Om du vill se ursprungsfakturan kontakta Medborgarcenter.

Varför kommer påminnelsen inte från Botkyrka Kommun?
Botkyrka Kommun har valt att anlita en extern leverantör för hantering av påminnelser, krav och inkasso som heter Visma Financial Solutions. Påminnelsen ser därför annorlunda ut än tidigare.

Vad händer om jag betalar till Botkyrka Kommun i stället för Visma?
Genom avstämningar kommer det gå att kontrollera eftersom vi har ett tätt samarbete. Däremot tar det längre tid att hantera inbetalningen.

Kommer det att bli dyrare för mig som medborgare om jag skulle betala sent jämfört tidigare och den nya leverantören Visma Financial Solution?
Avgifter kopplade till försenade eller uteblivna fakturor är fortsatt på samma nivå som tidigare. Försenade betalningar där påminnelser utgått från Visma skall alltid betalas till Visma Financial Solutions.

För avbetalningsplaner gäller följande kostnad: Uppläggningsavgift för avbetalning 170 kr och avisering för avbetalning 60 kr.

Vad betyder kapital på påminnelsefakturan?
Kapital är det belopp som skulle ha betalats enligt ursprungsfakturan. Ränta är dröjsmålsränta enligt räntelagen som tillkommer för de dagar du betalar för sent. När fakturan går till inkasso så debiteras en kostnad på 180 kr som ytterligare måste betalas. Idag debiterar inte Botkyrka Kommun något för själva påminnelsen.