Störningsinformation:
Vattenläcka på Katrinebergsvägen i Tullinge
Dölj meddelande
Stäng meddelande

Nämndsekreterare med utrednings och administratörsansvar


Om arbetsplatsen

Kultur och fritidsförvaltningen, med drygt 200 anställda, svarar för att det finns ett rikt kultur-, och idrottsliv och ett mångsidigt fritidsutbud i Botkyrka kommun. Vi ansvarar för bibliotek, bad, kulturskola, konsthall, öppen fritidsverksamhet, idrottsanläggningar och folkhälsoparker. Kultur- och fritidsstaben fungerar som den interna stödfunktionen på förvaltningen och arbetar tillsammans med övriga stödfunktioner i organisationen för att verksamheten ska få så bra förutsättningar som möjligt för att möta medborgarnas behov. Kultur- och fritidsstaben ansvarar för förvaltningens interna stödfunktioner inom HR, ekonomi, kommunikation, IT, politisk process, ärendehantering, lokalstrategi, kvalitetsarbete och uppföljning. Till kultur- och fritidsstaben söker vi nu dig som drivs av att arbeta för den demokratiska processen, som är intresserad av politiska beslut på kommunal nivå och som vill bidra till att det arbetet löper på så smidigt som möjligt i enlighet med gällande lagar och regler.

Arbetsuppgifter

Som nämndsekreterare har du en central funktion på förvaltningen och i nämndarbetet. Du deltar i ledningsgruppens strategiska samtal i samband med beredning av ärenden till nämnd och är en nyckelperson i samordningen mellan nämnden och förvaltningens tjänstepersoner. Nämndsekreteraren ansvarar för förvaltningens ärendehanteringsprocess och centrala styrdokument. Du är som nämndsekreterare också dataskyddsombud inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde. Som administratör arbetar du med ledningsgruppen, i nära samarbete med förvaltningens registrator och övriga kollegor på kultur- och fritidsstaben. I uppdraget ingår ledningsstöd, utredningsuppdrag och analysarbete samt viss registrering av nya ärenden. Du kommer också att ha en roll i arbetet med införandet av det nya ärendehanteringssystemet Public 360 och ett nytt e-arkiv som ska lanseras senare i år. I dina arbetsuppgifter ingår: • att planera och ansvara för ärendehantering till nämnden genom kallelser till möten, avstämningar med förvaltningsdirektör, kvalitetssäkring av underlag, att föra protokoll vid nämndsammanträden samt övriga uppgifter som hör till nämndarbetet, • att vara expert på den politiska processen, nämndens och kommunfullmäktiges beredningsprocess, delegationsordning och nämndens och kommunfullmäktiges reglemente, • att fungera som dataskyddsombud, med löpande rådgivning till samt uppföljning av förvaltningens verksamheter avseende personuppgiftsbehandling, • att bistå handläggare och chefer med expertkunskap kring formulering av tjänsteskrivelser och beslut, • att utbilda och instruera handläggare och chefer kring ärendehanteringsprocessen samt det praktiska arbetet i ärendehanteringssystemet. • att delta i kommungemensamma grupper relaterade till rollen som nämndsekreterare och dataskyddsombud.

Kvalifikationer

Utbildning - Skallkrav Akademisk utbildning inom juridik, offentlig förvaltning, samhällsvetenskap eller motsvarande utbildning som vi finner likvärdig. Kvalifikationer - Skallkrav Kunskap om kommunal organisation och beslutsprocesser Kunskap och erfarenhet - Börkrav • kunskap i kommunal- och förvaltningsrättsliga frågor samt offentlighetsbestämmelser • erfarenhet av administrativt arbete på en statlig myndighet eller kommunal förvaltning • Erfarenhet av nämndarbete och förståelse för arbete i en politiskt styrd organisation • Kunskap om GDPR • Kunskap och kännedom om Botkyrka kommun Egenskaper - Börkrav Du är självgående och tar stort eget ansvar för arbetsuppgifter inom ditt ansvarsområde. Du tycker om ordning och reda och planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt och inom givna tidsramar. Du är angelägen om att ge kollegor gott administrativt stöd och medborgare en god service. Med hjälp av din analytiska och språkliga förmåga bistår du chefer och handläggare med formuleringar och skriver egna tjänsteskrivelser, utredningar och underlag. Du är noggrann och levererar alltid med hög kvalitet. För att lyckas i din roll som nämndsekreterare drivs du av att förbättra och utveckla rutiner. Att du har ett intresse för samhällsfrågor ser vi som självklart och att du har intresse för kultur- och fritidsfrågor ser vi som positivt.

Övrigt

Arbetsform

Tillsvidareanställning

Erfarenhet: Erfarenhet krävs

Omfattning: Heltid

Tillträde: Tillträde enligt överenskommelse. Vi kan komma att tillämpa provanställning.

Varaktighet: Tillsvidare

Antal platser: 1


Kontaktperson(er)

Ann-Christine Lundberg, Administrativ chef

Telefon: 073-029 89 91


Agneta Borgestedt, HR-specialist

Telefon: 070-8861075


Facklig(a) företrädare


Sista ansökningsdatum: 2020-05-24

Ange referensnummer: KOF/2020:66


Vår ledstjärna är Medborgarens fokus. Allt vi gör ska bidra till platsen Botkyrka och till dem som lever och verkar här. Botkyrkaborna är medskapare i all utveckling inom kommunen och vi möter de behov som finns genom att leva våra värdeord; öppna, ansvarstagande, modiga och energiska. Vår organisation ska kännetecknas av mångfald och återspegla samhällets struktur. Vi vet att olikheter berikar och välkomnar alla att söka jobb hos oss. Välkommen att göra skillnad för medborgarna i Botkyrka. Tillsammans når vi resultat. Varmt välkommen med din ansökan! Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Skriv ut
Senast uppdaterad: 30 januari 2020