Vi är en tillsyns- och tillståndsmyndighet. Det betyder att vi kontrollerar olika verksamheter, svarar på remisser, följer upp klagomål, fattar beslut och meddelar tillstånd på miljö-, hälsoskydds-, livsmedelsområdet och alkohol- och tobaksområdet.

Det här gäller dig som till exempel ställer en fråga om vår verksamhet, anmäler ett klagomål eller en matförgiftning, ansöker om ett tillstånd, företräder ett tillsynsobjekt, har skickat en remiss eller är granne, motpart, anhörig, konsult eller på annat sätt berörd av ett ärende som vi handlägger.

1.1 Vilken information samlar vi in om dig?

1.1.1 Information som du ger till oss

När du kontaktar oss för att till exempel ställa en fråga eller göra en anmälan lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder)
• betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
• känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om matförgiftning, allergier, sjukdomstillstånd)
• övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet).

1.1.2 Information som vi får om dig från andra

Även när någon annan kontaktar oss med en fråga, ett klagomål, en ansökan eller på något annat sätt kommunicerar med oss i ett ärende kan dina personuppgifter förekomma och bli registrerade. Det kan till exempel handla om att du är en del av det aktuella ärendet, som anhörig, huvudman, motpart eller konsult.

Vi kan också inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida, eller upptagna i ett offentligt register och som vi behöver för att kunna utföra en uppgift eller handlägga ett ärende. Dessa uppgifter kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, bilder)
• betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
• känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om matförgiftning, allergier, sjukdomstillstånd)
• övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet)
• bilder där du förekommer (till exempel bilder i samband med ett klagomål).

1.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna handlägga ärenden behandlar nämnden personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

1.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss blir som huvudregel allmänna. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta längre ner i dokumentet under rubriken 5. Utlämnande av allmänna handlingar.

För att kunna handlägga ett ärende behöver vi oftast dessutom självmant dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om:

• andra berörda parter (det vill säga någon som berörs av ditt ärende och som har rätt att se och komma med synpunkter på handlingar som någon annan har skickat in)
• andra myndigheter eller konsulter (om vi behöver ett utlåtande eller en bedömning av en uppgift för att kunna utreda ärendet)
• överprövande myndighet (om vårt beslut överklagas av dig eller någon annan).
• systemförvaltare (för de datasystem som används för behandlingen)

1.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera allmänna handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Se nedan under rubriken 6. Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi har kommunfullmäktiges uppdrag att sprida information om miljö-, hälsoskydds-, alkohol-, tobaks- och livsmedelsfrågor till Botkyrkas invånare och företag. Det här gäller dig som använder några av våra appar eller e-tjänster, som deltar vid olika evenemang eller prenumererar på våra nyhetsbrev, eller finns med i vårt digitala eller tryckta informationsmaterial.

2.1 Vilken information samlar vi in om dig?

2.1.1 Information som du ger till oss

När du kontaktar oss för att till exempel anmäla dig till ett evenemang eller ett nyhetsbrev, eller om du ska vara med i något informationsmaterial, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
• betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer)
• övriga indirekta personuppgifter (till exempel registreringsnummer på ett fordon)
• uppgifter i enkätsvar (till exempel uppgifter om olika önskemål i samband med ett evenemang).

2.1.2 Information som vi samlar in om dig

När du deltar vid något evenemang eller använder några av våra appar eller nyhetsbrev kan vi samla in följande information om dig:

• enhetsinformation (till exempel IP-adress, enhetsinställningar, platsinformation)
• information om vad du gör med vårt nyhetsbrev (till exempel om du öppnar vårt nyhetsbrev eller inte)
• bilder på dig (till exempel bilder över ett publikhav där du förekommer).
• uppgifter om hälsa och religion (till exempel kostönskemål)

2.1.3 Information som vi får om dig från andra

Det kan hända att vi får dina personuppgifter från någon annan, till exempel om ni anmäler er till ett evenemang eller ett nyhetsbrev i grupp. Vi kan också inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register, för att kunna kontakta dig med information om vår verksamhet. Vi kan också få tillgång till bilder eller annan information som du har gått med på att lämna ut för publicering. Dessa uppgifter kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
• bilder där du förekommer (till exempel bilder som vi köper från en bildbyrå).

2.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna sprida information om vår verksamhet behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

2.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss blir som huvudregel allmänna. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken 5. Utlämnande av allmänna handlingar.

För att genomföra evenemang och sprida information om vår verksamhet behöver vi dessutom självmant dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

• andra som söker information om vår verksamhet (om dina personuppgifter, till exempel namn eller bild, finns med i vårt digitala eller tryckta informationsmaterial)
• andra deltagare vid evenemanget (om det behövs för att genomföra evenemanget)
• konferensanläggningar, restauranger med mera (om det behövs för att genomföra evenemanget, till exempel för att kunna pricka av deltagare eller anmäla kostönskemål)
• systemförvaltare (om något av nämndens datasystem används för behandlingen).

2.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera allmänna handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mera under rubriken 6. Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi leder och deltar i olika undersöknings- och forskningsprojekt på såväl EU-nivå som på mer lokal nivå. Projekten undersöker och analyserar bland annat resvanemönster, person- och godslogistik, tillståndet i vår miljö, kemikalieanvändning, byggteknik med mera, i syfte att minska kommunens klimat- och miljöpåverkan och hitta nya resurseffektiva lösningar på olika problem. Det här gäller dig som deltar i projektet eller undersökningen som partner, deltagare eller testperson.

3.1 Vilken information samlar vi in om dig?

3.1.1 Information som du ger till oss

När vi ingår en överenskommelse om att genomföra ett projekt, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress)
• betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer).

3.1.2 Information som vi får om dig från andra

För att kunna kontakta deltagare eller möjliga deltagare i ett projekt kan vi behöva inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register.

Projekten kan dessutom gå ut på att analysera olika typer av personuppgifter, till exempel rörelsemönster eller olika vanor. Oftast är det inte vi som samlar in information om testpersoner i projekten och vi tar oftast inte heller del av uppgifter som går att knyta till en viss person. Det vi är intresserade av är den slutliga analysen av all information.

Det kan dock hända att vi får tillgång till informationen om testpersonerna har gått med på det och vi behöver det för att utföra egna analyser. Dessa uppgifter kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
• bilder där du förekommer (till exempel bilder i samband med dokumentering av projektet)
• övriga indirekta personuppgifter (till exempel fastighetsbeteckning, registreringsnummer på ett fordon eller mål- eller diarienummer för ett visst ärende hos oss eller någon annan myndighet)
• geografisk information (till exempel din geografiska placering eller rörelsemönster)
• uppgifter i enkätsvar (till exempel uppgifter om din bakgrund, dina vanor, upplevelser av projektet).

3.2 Vad gör vi med informationen?

För att kunna genomföra projekten behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

3.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss är som huvudregel allmänna. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken 5. Utlämnande av allmänna handlingar.

För att kunna genomföra projekt kan vi behöva dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

• andra deltagare i projektet (om det behövs för att genomföra projektet).
• systemförvaltare (om något av nämndens datasystem används för behandlingen).

3.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera allmänna handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mer under rubriken 6. Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Det här gäller i den mån du eller någon som du företräder eller som företräder dig inträder i eller vill inträda i ett avtalsförhållande med oss.

4.1 Vilken information samlar vi in om dig?

4.1.1 Information som du ger till oss

När du skickar en offert, lämnar ett anbud eller ingår avtal med oss, lämnar du direkt eller indirekt personuppgifter till oss. Detta kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress)
• cv-information (till exempel bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens)
• personliga uppgifter (till exempel uppgifter om familj, intressen, bakgrund, åsikter)
• känsliga uppgifter (till exempel uppgifter om sexuell läggning, hälsouppgifter, etniskt ursprung eller politisk, religiös eller filosofisk övertygelse)
• betalningsuppgifter (till exempel fakturainformation, bankkontonummer).

4.1.2 Information som vi får om dig från andra

För att kunna kontakta och utvärdera personer och företag som vi kan tänkas ingå avtal med kan vi behöva inhämta personuppgifter som finns publikt publicerade, till exempel kontaktuppgifter på en hemsida eller upptagna i ett offentligt register.

Vid ett avtalsförhållande kan vi också få del av uppgifter om dig som anställd om du är kontaktperson eller om avtalet handlar om konsultuppdrag. Dessa uppgifter kan vara

• person- och kontaktinformation (till exempel namn, personnummer, ålder, adress, telefonnummer, e-postadress, kostönskemål)
• information om ekonomiska förhållanden (till exempel att det inte finns några betalningsanmärkningar, näringsförbud)
• CV-information (till exempel bild, utbildning, betyg, erfarenheter, kompetens).

4.2 Vad gör vi med informationen?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

4.3 Vem lämnar vi informationen till?

Alla handlingar som skickas till oss blir som huvudregel allmänna. Vem som helst kan begära att läsa dem och ta en kopia. Du kan läsa mer om detta under rubriken 5. Utlämnande av allmänna handlingar.

För att kunna genomföra rekryteringar, hantera våra avtal och följa tillämplig lagstiftning kan vi behöva dela med oss av dina personuppgifter till andra. Det kan handla om

• andra anbudsgivare (om det handlar om en offentlig upphandling)
• andra avtalspartner (om det behövs för att koordinera olika avtalsförhållanden eller uppdrag)
• systemförvaltare (för de datasystem som används för behandlingen).

4.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera alla allmänna handlingar. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse, sådana uppgifter raderar vi löpande.

Läs mer under rubriken 6. Arkivering för information om vilka handlingar vi arkiverar och hur det går till.

Vi är en myndighet och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Det betyder att alla personuppgifter som du skickar in till oss, som någon annan skickar in till oss eller som vi hämtar in från någon annan, som huvudregel blir offentliga.

Det betyder i sin tur att vi har en skyldighet att lämna ut handlingar där personuppgifter förekommer om någon vill läsa eller kopiera handlingar. Undantaget är om personuppgifterna eller handlingen omfattas av en sekretessbestämmelse. Här beskriver vi kortfattat hur vi behandlar dina personuppgifter som finns i handlingar hos oss för att tillgodose rätten att få del av allmänna handlingar.

5.1 Vilken information omfattas av offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen gäller som huvudregel alla personuppgifter och annan information som finns i allmänna handlingar hos oss, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss. Ett undantag är om det av någon anledning finns sekretess för uppgift i en allmän handling.

5.2 Vad gör vi med din information enligt offentlighetsprincipen?

För att kunna följa offentlighetsprincipen behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och enligt en rättslig förpliktelse.

5.3 Vem lämnar vi ut information till enligt offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen innebär att alla som vill får läsa eller kopiera allmänna handlingar. Man har dessutom rätt att vara anonym. Undantaget är om en offentlig handling omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL). Det finns olika skäl till att en handling kan omfattas av sekretess, några exempel är:

• Uppgifter om enskildas hälsa och sexualliv (21 kap. 1 § OSL)
• Skyddad identitet eller adress (21 kap. 3 § OSL)
• Utlämnande i strid med dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen (2018:218) (21 kap. 7 § OSL)
• Offentlig upphandling (19 kap. 3 § OSL)
• Affärs- eller driftsförhållanden hos tillsynsobjekt (30 kap. 27 § OSL)
• Enskildas affärsförbindelser med myndigheter (31 kap. 16 § OSL)

En prövning av om en uppgift i en allmän handling omfattas av sekretess görs vid varje begäran om att få läsa eller kopiera handlingen.

5.4 Hur länge sparar vi informationen?

Vi omfattas av arkivlagstiftningen. Det innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera allmänna handlingar. Läs mer under rubriken 6. Arkivering.

Vi är en myndighet och omfattas därför av arkivlagstiftningen. Det påverkar vår möjlighet att radera handlingar som innehåller personuppgifter, även om vi inte längre behöver dem och du inte vill att vi ska behandla dem. Här beskriver vi vilka principer som gäller och vilka behandlingar som vi utför för att följa arkivlagstiftningen.

6.1 Vilken information arkiverar vi?

Arkivlagstiftningen innebär att vi har en skyldighet att bevara och arkivera allmänna handlingar. Vi är förhindrade att radera handlingar utan stöd av ett särskilt gallringsbeslut. Det innebär att i princip alla personuppgifter och annan information som finns i allmänna handlingar hos oss förr eller senare kommer att arkiveras, oavsett var uppgifterna kommer ifrån eller vem som har lämnat dem till oss.

6.2 Vad gör vi med din information enligt arkivlagstiftningen?

För följa arkivlagstiftningen behandlar vi personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Laglig grund för behandling av känsliga personuppgifter

Behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och enligt en rättslig förpliktelse.

6.3 Vem lämnar vi informationen till?

Miljö- och hälsoskyddsnämnden är arkivansvarig och kommunstyrelsen i Botkyrka kommun är arkivmyndighet. Enligt gällande rutiner överförs våra handlingar till kommunstyrelsen och kommunarkivet fem år efter att ärendet avslutats.

6.4 Hur länge sparar vi informationen?

Huvudregeln enligt arkivlagstiftningen är att handlingar ska bevaras och arkiveras. Undantaget är till exempel handlingar som bara är av tillfällig eller liten betydelse. Sådana uppgifter raderar vi löpande. Alla andra allmänna handlingar sparas i vårt diarium i fem år efter det att ärendet avslutats. Därefter skickas de vidare till kommunstyrelsen och kommunarkivet som slutarkiverar handlingarna. Därefter raderas handlingarna hos oss. Då är det inte längre vi som är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som finns i handlingarna, utan kommunstyrelsen.